AGB - Sumito Consult

Allgemeine Geschäftsbedingungen

§ 1 Geltungsbereich

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Verträge über Dienstleistungen in den Bereichen systemische Organisationsberatung, Change-Beratung, Moderation, Teamentwicklung und Moderation (nachfolgend „Leistungen“) zwischen der systemischen Beraterin Birthe Meyer (sumito consult) – nachstehend Dienstleisterin genannt – und dem/der Auftraggeber:in (im Folgenden „Auftraggeber“). Dazu zählen auch kurzfristige

Beratungsformate wie Einzelgespräche und Reflexionsgespräche, die einzeln oder im Rahmen laufender Beratungsbeziehungen in Anspruch genommen werden können.

Sie gelten gegenüber Unternehmen im Sinne von § 14 BGB, juristischen Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtlichen Sondervermögen.

Soweit einzelvertragliche Regelungen bestehen, die von diesen AGB abweichen oder ihnen widersprechen, gehen die einzelvertraglichen Regelungen vor. Abweichende Bedingungen des Auftraggebers werden nur dann Vertragsbestandteil, wenn dies ausdrücklich schriftlich vereinbart wurde. Schweigen gilt nicht als Zustimmung.

§ 2 Vertragsgegenstand & Leistungsumfang

Gegenstand des Auftrags ist die im Angebot bezeichnete Beratungs-, Moderations- oder Mediationstätigkeit – nicht jedoch die Erzielung eines bestimmten wirtschaftlichen Erfolges. Die Leistungen sind erbracht, wenn die vereinbarten Analysen, Reflexionen, Handlungsempfehlungen oder Prozesse durchgeführt und gegenüber dem Auftraggeber erläutert wurden. Die Umsetzung von Empfehlungen liegt in der alleinigen Verantwortung des

Auftraggebers.

Die Dienstleisterin ist berechtigt, in Absprache mit dem Auftraggeber, zur Vertragserfüllung qualifizierte Unterauftragnehmer oder externe Expertinnen und Experten einzusetzen, bleibt jedoch alleinige Vertragspartnerin. Auf Wunsch des Auftraggebers wird über den Stand der Auftragsausführung jederzeit Auskunft gegeben oder nach Abschluss ein schriftlicher Bericht vorgelegt.

§ 3 Rechtlicher Status der Dienstleisterin

Die Dienstleisterin erbringt Leistungen als selbstständige Unternehmerin. Ein Arbeitsvertrag ist von den Parteien nicht gewollt und wird nicht begründet. Für Abgaben der Sozialversicherung und steuerliche Belange trägt die Dienstleisterin selbst Sorge und stellt den Auftraggeber von eventuellen diesbezüglichen Verpflichtungen frei. Es steht der Dienstleisterin frei, auch für andere Auftraggeber tätig zu werden.

§ 4 Vertragsschluss & Angebote

Der Vertrag kommt durch ein schriftliches Angebot der Dienstleisterin und dessen schriftliche Annahme durch den Auftraggeber zustande. Ein separates Vertragsdokument ist hierfür nicht erforderlich – die Annahme eines Angebots

per E-Mail oder in sonstiger digitaler oder schriftlicher Form genügt. Der Auftraggeber ist an einen erteilten Auftrag zwei Wochen gebunden.

Die Schriftform im Sinne dieser AGB ist auch dann gewahrt, wenn Angebote, Auftragserteilungen, Bestätigungen und sonstige vertragsbezogene Erklärungen auf elektronischem Weg – insbesondere per E-Mail – übermittelt werden.

Der Vertrag beginnt mit dem im Angebot genannten Datum; ist dort kein Datum angegeben, mit dem Datum der Auftragserteilung durch den Auftraggeber. Der genaue Leistungsgegenstand ergibt sich aus dem Angebot.

Mündliche Nebenabreden bedürfen der Bestätigung in Textform.

§ 5 Vertragsdauer & Kündigung

Der Vertrag beginnt und endet am individuell vereinbarten Zeitpunkt. Eine ordentliche Kündigung ist mit einer Frist von 4 Wochen möglich. Bereits erbrachte Leistungen sowie entstandene Aufwendungen sind anteilig zu vergüten. Eine fristlose Kündigung aus wichtigem Grund bleibt für beide Parteien unberührt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn der Auftraggeber mit zwei aufeinanderfolgenden fälligen Zahlungen in Verzug ist und nach

Ablauf einer angemessenen Nachfrist nicht leistet, oder wenn der Auftraggeber nach Vertragsabschluss in Vermögensverfall gerät (Zahlungsunfähigkeit, Insolvenz).

§ 6 Leistungserbringung & Mitwirkungspflichten

Die Leistungen werden nach aktuellem Stand der Beratungs- und Moderationspraxis erbracht. Ort, Umfang und Format (Präsenz, online, hybrid) werden im Angebot konkretisiert. Die Dienstleisterin informiert den Auftraggeber in angemessenen Abständen über den Stand der Leistungserbringung. Ist die Erbringung eines Auftrags nicht möglich, wird der Auftraggeber unverzüglich informiert.

Die Einhaltung von Terminen und Fristen setzt den rechtzeitigen Eingang aller vom Auftraggeber zu liefernden Informationen und Unterlagen sowie die Erfüllung seiner Mitwirkungspflichten voraus.

Mitwirkungspflichten des Auftraggebers: Der Auftraggeber stellt die zur Leistungserbringung erforderlichen Gerätschaften und Räumlichkeiten zur Verfügung. Zudem gewährt er der Dienstleisterin rechtzeitig Zugang zu allen

erforderlichen Informationen, Unterlagen und Ressourcen. Er benennt einen festen Ansprechpartner sowie eine Vertretung, die befugt sind, alle die Leistungserbringung betreffenden Entscheidungen zu treffen oder zeitnah

herbeizuführen. Er stellt sicher, dass relevante Mitarbeitende an vereinbarten Workshops oder Sitzungen teilnehmen. Unterlässt der Auftraggeber eine erforderliche Mitwirkung, verlängern sich etwaige Ausführungsfristen

angemessen; entstehende Mehraufwände trägt der Auftraggeber.

Terminabsagen: Terminverschiebungen und -absagen sind spätestens 5 Werktage vor dem vereinbarten Termin in Textform anzuzeigen. Bei Absage innerhalb von 5 Werktagen kann die Dienstleisterin 50% des vereinbarten

Honorars berechnen, bei Absage innerhalb von 24 Stunden 100%.

Änderungen des Leistungsumfangs: Jede Partei kann in Textform Änderungen des vereinbarten Leistungsumfangs beantragen. Die Dienstleisterin prüft, ob und zu welchen Bedingungen die Änderung durchführbar ist, und teilt das Ergebnis unverzüglich mit. Zusätzlicher Aufwand durch nachträgliche Änderungen wird gesondert vergütet. Vereinbarte Änderungen werden in Textform festgehalten.

§ 7 Vergütung & Zahlungsbedingungen

Die Vergütung erfolgt nach Zeitaufwand (Stunden- oder Tagessatz) oder als Festpreis gemäß Angebot. Die im Angebot genannten Zeitaufwände sind „bis zu“-Angaben und werden nach tatsächlich geleisteter Arbeit abgerechnet. Alle Preise verstehen sich zzgl. der gesetzlichen Umsatzsteuer, sofern diese anfällt. Reisekosten, Reisezeiten und Spesen werden nach tatsächlichem Aufwand und nach vorheriger Vereinbarung gesondert abgerechnet. Skontoabzüge werden nicht gewährt.

Zahlungsfrist: Rechnungen sind innerhalb von 30 Tagen nach Rechnungsdatum ohne Abzug zahlbar, sofern im Angebot keine abweichende Frist vereinbart wurde. Die Rechnung kann in elektronischer Form gestellt werden. Bei

Zahlungsverzug ist die Dienstleisterin berechtigt, Verzugszinsen in Höhe von 9 % über dem Basiszinssatz p.a. sowie Mahngebühren zu berechnen.

Abschlagszahlungen: Bei Projekten oder Aufträgen mit einem Gesamtvolumen von mehr als 5.000€ netto oder einer Laufzeit von mehr als drei Monaten sind eine Anzahlung bzw. Abschlagszahlungen wie folgt fällig:

20% des vereinbarten Honorars nach Auftragserteilung/ vor Leistungsbeginn
Alle zwei Monate ab Vertragsbeginn: Abrechnung der bis dahin geleisteten Zeitaufwände sowie etwaiger Reisekosten

Abweichende Regelungen können im Angebot schriftlich festgehalten werden.

§ 8 Vertraulichkeit, Datenschutz & Einsatz von KI-Tools

Die Dienstleisterin verpflichtet sich, alle im Rahmen des Auftrags zugänglich gemachten Informationen vertraulich zu behandeln. Personenbezogene Daten werden unter Beachtung der geltenden Datenschutzbestimmungen verarbeitet. Die Vertraulichkeitsverpflichtung gilt nicht für Informationen, die bereits öffentlich bekannt sind oder der Dienstleisterin unabhängig zugegangen sind.

Zur Effizienzsteigerung und Qualitätssicherung setzt die Dienstleisterin ausgewählte KI-gestützte Werkzeuge ein – insbesondere zur Transkription von Gesprächen und Sitzungen sowie zur strukturierten Datenverarbeitung. Der

Einsatz erfolgt ausschließlich anonymisiert: Personenbezogene Daten werden vor der Übergabe an KI-Systeme entfernt oder pseudonymisiert.

Eingesetzte KI-Tools

Perplexity AI: Nutzung zur KI-gestützten Recherche und Informationsaufbereitung. Betreiber: Perplexity AI, Inc. (USA). Datenübermittlung in Drittländer auf Grundlage von Standardvertragsklauseln (SCC) gem. Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Es werden keine personenbezogenen Daten Dritter eingegeben. Datenschutzinfo: perplexity.ai/hub/legal/privacy-policy
Jamie (jamie.ai): Nutzung zur automatisierten Transkription und Zusammenfassung von Meetings und Workshops. Betreiber: Jamie GmbH (Deutschland). Datenverarbeitung auf EU-Servern, DSGVO-konform. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse). Teilnehmende werden zu Beginn aufgezeichneter Sitzungen auf die Transkription hingewiesen. Datenschutzinfo: jamie.ai/privacy
Claude (Anthropic): Nutzung zur KI-gestützten Textverarbeitung, Strukturierung von Inhalten und Dokumentenerstellung. Betreiber: Anthropic, PBC (USA). Datenübermittlung auf Grundlage von SCC gem. Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Über die API übermittelte Daten werden von Anthropic nicht zum Modelltraining genutzt. Es werden keine personenbezogenen Daten Dritter eingegeben. Datenschutzinfo: anthropic.com/legal/privacy

Betroffenenrechte & Auftragsverarbeitung: Auftraggeber und Teilnehmende haben das Recht, über die eingesetzten Tools informiert zu werden und einer Verarbeitung zu widersprechen. Bei Verarbeitung personenbezogener Daten des Auftraggebers schließt die Dienstleisterin einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO ab.

§ 9 Treuepflicht

Die Parteien verpflichten sich zur gegenseitigen Loyalität und informieren sich unverzüglich über Umstände, die die Zusammenarbeit erheblich beeinflussen können.

§ 10 Schutz des geistigen Eigentums

Alle im Rahmen der Beratung erarbeiteten Konzepte, Methoden und Dokumentationen sind urheberrechtlich geschützt und dürfen vom Auftraggeber nur für eigene Zwecke verwendet werden. Eine Weitergabe an Dritte oder eine kommerzielle Nutzung ist nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Dienstleisterin erlaubt.

§ 11 Höhere Gewalt

Ereignisse höherer Gewalt, die die Vertragserfüllung erheblich erschweren oder unmöglich machen (z.B. Naturkatastrophen, Pandemien, Krieg, behördliche Anordnungen), befreien die Dienstleisterin für die Dauer der Behinderung von ihrer Leistungspflicht. In diesem Fall sind bereits erbrachte Leistungen sowie fehlgeschlagene Aufwendungen anteilig zu vergüten. Dauert die Behinderung länger als 3 Monate, ist jede Partei berechtigt, den Vertrag mit sofortiger Wirkung zu kündigen.

§ 12 Haftung

Die Dienstleisterin erbringt die Leistungen auf Grundlage der vom Auftraggeber überlassenen Informationen, Daten und Dokumente. Der Auftraggeber hat in eigener Verantwortung die erforderlichen Schlüsse und Entscheidungen

auf Grundlage der Beratung zu ziehen. Die Dienstleisterin haftet insbesondere nicht für die Umsetzung von Empfehlungen oder erreichte wirtschaftliche Ergebnisse. Beruht die Beratung auf vom Auftraggeber übermittelten

unklaren, falschen, unvollständigen oder irreführenden Informationen, besteht keine Haftung seitens der Dienstleisterin.

Die Dienstleisterin haftet nicht für verspätet, teilweise oder vollständig nicht erbrachte Leistungen, sofern dies direkt oder indirekt von Ereignissen herrührt, die außerhalb ihrer Kontrolle liegen – insbesondere bei Verletzung der

Mitwirkungspflichten des Auftraggebers oder in Fällen höherer Gewalt.

Die Dienstleisterin haftet unter Beschränkung auf den vorhersehbaren vertragstypischen Schaden für Schäden aus einfach fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten. Wesentliche Vertragspflichten sind solche, deren Erfüllung den Vertrag prägt und auf die der Auftraggeber vertrauen darf. Die Haftung aufgrund einfacher Fahrlässigkeit bei Verletzung nicht wesentlicher Vertragspflichten ist ausgeschlossen. Die Haftung ist pro Schadensfall auf den Nettowert des jeweiligen Auftrags begrenzt. Für indirekte oder Folgeschäden haftet die Auftragnehmerin nur, sofern und soweit derartige Schäden vertragstypisch sind und bei Vertragsschluss vorhersehbar waren.

Die Haftungsbeschränkungen gelten nicht für Schäden, soweit sie auf grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz beruhen sowie in Fällen zwingender gesetzlicher Haftung (insbesondere nach dem Produkthaftungsgesetz). Das Gleiche gilt

für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, wenn die Dienstleisterin die Pflichtverletzung zu vertreten hat. Der Pflichtverletzung der Dienstleisterin steht die ihrer gesetzlichen Vertreter oder

Erfüllungsgehilfen gleich.

Schadensersatzansprüche sind innerhalb von 3 Monaten nach Entdeckung der schadensbegründenden Umstände schriftlich gegenüber der Auftragnehmerin anzuzeigen. Schadensersatzansprüche aus Pflichtverletzungen verjähren nach 24 Monaten ab dem gesetzlichen Verjährungsbeginn, soweit nicht gesetzlich kürzere Fristen gelten.

§ 13 Referenznennung

Die Dienstleisterin ist berechtigt, die Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber als Referenz zu nennen. Der Auftraggeber kann der Verwendung innerhalb von vier Wochen nach Begründung der vertraglichen Beziehung schriftlich widersprechen.

§ 14 Schlussbestimmungen

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland. Gerichtsstand für alle Streitigkeiten ist, soweit gesetzlich zulässig, der Sitz der Dienstleisterin. Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt; die unwirksame Bestimmung wird durch eine solche ersetzt, die dem wirtschaftlichen Zweck am nächsten kommt. Änderungen und Ergänzungen bedürfen der Textform.